[Elum1402]

Hört sich gut an (und bin da auch ganz bei Dir).

Nun ist die Frage ob unsere IT das zulässt, weil Outlook ja nicht genutzt werden soll (vermutlich von der Obrigkeit entschieden).
Natürlich wäre der Makel mit dem Addin in entfernt - aber man weiß ja wie manche Erbsenzähler ticken.
Ich geb es aber mal weiter - dank Dir.

[Spammerman]

Es gibt für die Schulen in diversen Bundesländern eine von der Schule zu nutzende Software (frag mich jetzt nicht, wie die jeweils heißt). Über die Können Schulen/Lehrer und Kinder sowie Eltern miteinander kommunizieren, Informationen austauschen, ... und das alles unter Berücksichtigung der DSGVO und den Auflagen an die Schulen/Lehrer.

Ich denke nicht, dass die Lehrer ein Protokoll für die Eltern zu schreiben haben. Wenn sich jeder Notizen machen will dürfen das die Eltern gerne tun. Auch dürfen die Eltern gerne auf eigene Faust eine WA-Gruppe eröffnen - die Lehrer dürfen sich daran bzgl schulischer Themen aber nicht beteiligen (DSGVO).

Die Lehrer werden, sofern man es Protokoll nennen kann, eine Aktennotiz gemacht haben, um im Zweifel ggü. dem Schulamt nachweisen zu können, über welche Themen die Eltern informiert wurden. So machen Lehrer ja auch Notizen zu Vorfällen in der Schule, wenn mal wieder ein Schüler ein Messer in der Tasche hat oder wenn das Schulamt wegen Absentismus einzelner Schüler informiert wurde.

[Elum1402]

Ich gebe zu bedenken, dass ihr vermutlich Datenschutz aus verschiedenen Bereichen kennt - klar ist die Grundlage die DSGVO.
Ich gebe von der technischen Seite absolut Melvin recht, stimme aber auch Rassalam aus schulischer/pädagogischer Sicht ebenso zu - das ist nun mal die Realität vor Ort.

Technisch kann man sich an der DGSVO nach und nach abarbeiten und sie Schritt für Schritt komplettieren - auf jeden Fall.

Im schulischen Alltag gibt es soviel verschiedene Fälle wo keine allgemeingültige Lösung existieren kann (!). Dort kommt hinzu, dass nach päd. Intention gefragt wird.
Hat die Lehrkraft die DSGVO verletzt aus reiner Bequemlichkeit oder weil abgewogen werden musste, wie und in welchen Umfang die Informationen überhaupt ankommen kann? Fälle der Fahrlässigkeit nun mal außen vor.
Ich hab keine Probleme damit, dass ein Familienmitglied etwas übersetzt (was auch immer), solange ich weiß, dass den Eltern mindestens 1x in einem offiziellen Gespräch (mit Dolmetscher oder wie auch immer) mitgeteilt wurde, dass sie selbst dafür verantwortlich sind, falls etwas falsch übersetzt werden sollte.
Mein Job beginnt und endet erst einmal beim Unterricht des Kindes. Über diesen Rahmen bin ich gerne auch aktiv, es muss aber in einem gewissen Kosten-/Nutzenverhältnis stehen. Eltern die in einem laufenden Asylverfahren stecken bekommen logischerweise mehr Support wenn z.B. etwas übersetzt werden muss, als Eltern die sich gänzlich der Mitarbeit verweigern und dennoch alles vor den Arsch getragen haben möchten.

[Elum1402]

Aus meiner Praxis weiß ich, dass man auf keinen Fall den anderen Eltern sagt welche Art Beeinträchtigungen vorhanden sind. (Eltern mit den Eltern der betreffenden Kindern untereinander kann man natürlich rein privat machen).
Stellenweise muss man da aufpassen, dass da manche Eltern von nicht beeinträchtigten Kindern eine Ablehnung aufbauen, "weil das ja den Leistungsschnitt der Klasse senkt" - kompletter Blödsinn, aber so ticken halt manche.
Die Kinder untereinander bekommen das in der Regel super hin und machen da keine Unterschiede - "der kann halt nicht lesen, egal".

Kann auch sein, dass ein bestimmtes Kind (ohne Beeinträchtigung) zeitweise ziemliche Verhaltensaufälligkeiten zeigt, weil vielleicht gerade die Eltern in Scheidung leben, nahe Verwandte gestorben sind, usw.
Das kann dann ja die Lehrkraft auch nicht einfach anderen Eltern mitteilen.
Das Verhalten der Kinder muss grundsätzlich nicht vor anderen begründet werden, ob dauerhafte Beeinträchtigung und zeitweise negative Lebenssituationen.
"Der Schüler macht momentan eine schwere Phase durch, die im Elternhaus begründet ist", wäre da das Maximum.